Avant dernière étape d'un projet - Le bilan

Mes premiers messages sur la gestion de projet proviennent du document sur le bilan de projet que je travaillais il y a quelques heures.

Lorsque que vous avez la charge d'un projet, je m'attends à ce que vous puissiez me livrer un bilan détaillé du projet. Hors, je me suis rendue compte qu'avant d'avoir de telles exigences, il m'incombait de clarifier mes attentes et de vous fournir le matériel, l'aide et le support nécessaires à ce que vous puissiez le faire.

Donc pour le moment, je vous donne un premier jet de ce qu'est un bilan de projet, espérant que cela vous permettra de faire le lien sur l'utilité des étapes précédentes que je vous présente!!!

ENCORE UNE FOIS, LE DOCUMENT WORD (PLUS VISUEL ET FACILE À LIRE) EST DISPONIBLE SUR LE FORUM DES AUBERGES DU COEUR : arrow: LES BILANS DE PROJET


o Bilan financier : Le montant des dépenses et une approximation de la masse salariale déployée sur le projet (sur une approximation de salaire horaire de 13$ /h pour tous ceux qui ont participé au projet (incluant le temps de rencontre, le temps lors de la tenue de l’événement, le temps d’Ariane)

ICI TOUTE L’IMPORTANCE DE BIEN TRAVAILLER LA SECTION DES RESSOURCES NÉCESSAIRES DE L’ÉTAPE 1, CAR LE BILAN DOIT CONTENIR TOUTES LES DÉPENSES QUE VOUS ÊTES EN MESURE D’ASSOCIER À VOTRE PROJET ET CELA ÉVITE BIEN DES MAUX DE TÊTE ET DE CŒUR À LA DIRECTION ET L’ADMINISTRATION QUAND VIENT LE TEMPS DE FAIRE LE POINT SUR LE PROJET ET DE LE PRÉSENTER AU CONSEIL D’ADMINISTRATION, AUX PARTENAIRES ET AUX BAILLEURS DE FONDS!!!

 Dois aussi inclure tous les frais de déplacement
 Doit inclure le détail de toutes les dépenses (regroupées en section : ex. temps du chargé de dossier, temps des autres intervenants internes impliqués
 doit présenter séparément les ressources humaines impliquées et le montant déployé sur la base horaire de 13 $/h
 Dois inclure les montants d’argent qui ont été ou seront payés par la TAPJ.



o Bilan logistique : Dresser un portrait de la planification et de la tenue des évènements. Chaque étape et chaque tâche doivent y figurer depuis le premier contact avec la TAPJ pour le projet ainsi que le temps approximatif investi sur chacune des tâches. Toutes les personnes impliquées, internes et externes doivent y figurer avec leur rôle. Dois aussi contenir, pour des fins logistiques :

ICI TOUTE L’IMPORTANCE DE BIEN TRAVAILLER L’ÉTAPE 2 DE SON PROJET, CAR LE BILAN DOIT AUSSI INCLURE

 Un résumé de la préparation (les grandes étapes)
 le déroulement de la journée heure par heure
 les contraintes rencontrées lors de la tenue de l’évènement, avec un commentaire à savoir si c’était prévisible ou non et une recommandation pour la tenue d’un tel évènement à nouveau.
 Une liste du matériel utilisé ou manquant et la personne qui l’a fourni ou une indication s’il a plutôt été acheté (Ex. : dans le cadre de ce projet, la décoration n’a pas a être détaillée puisque c’était un ensemble. Les costumes constituent également un ensemble du matériel.
 Ainsi que la planification de départ (modèle d’échéancier) et les ajouts en cours de route!


o Bilan d’impact : Il s’agit ici d’évaluer en détail l’impact de l’activité ou du projet en terme de promotion dans ce cas particulier, puisqu’il s’agissait d’un évènement de promo.

ICI TOUTE L’IMPORTANCE DE BIEN TRAVAILLER LES SECTIONS RÉSULTATS ATTENDUS ET ÉVALUATION DE L’ÉTAPE 1

 Le nombre de personnes rejointes : jeunes (filles garçons, en précisant les âges le plus possible) autres intervenants externes, adultes, etc. Ici je veux savoir qui nous avons rejoint et par catégorie, quel été l’impact.
 Le type d’impact : promotion des services, création d’un partenariat, gain de visibilité général, gain de visibilité média, clarification des services et relation avec les partenaires (ceux qui nous connaissent déjà!) etc, etc, etc, bref, ce que vous voyez comme différents impacts du projet