La gestion d'un projet... À lire par tous et chacun

Vous m'avez peut-être entendue parler de gestion de projet et de planification à quelques reprises. J'ai déjà donné des documents à cet effet et n'ai pu y donner de suite, faute de temps.

Bien nous y sommes!

LA GESTION DE PROJET![/b]

- Personne n'est né avec la science infuse de la gestion de projet
- De façon générale, la gestion de projet ne génère pas une euphorie et un enthousiasme contagieux
- SURTOUT que parce que 98% des projets qui ne se rendent pas à terme ou échouent ou sont, en bon français, "broche à foin" est causé par un manque de planification et une mauvaise gestion de projet.

LES OBJECTIFS!

- Commencer, comme organisation à structurer nos projets et à uniformiser la façon de le faire afin que tout se déroule au mieux dans le meilleur des mondes (et non pas dans un monde idéal)
- Planifier adéquatement et répartir les tâches pour que tout le monde sache ce qu'il doit faire, quand et puisses savoir ou trouver comment.
- Ça va de soi, une telle façon de travailler améliore considérable la qualité de la communication!

LES INCONVÉNIENTS (La gestion de projet, c'est long et c'est platte !)


- Effectivement, au début, se discipliner a travailler en gestion de projet n'est pas chose facile

- Dans le quotidien, on prend rarement le temps, et on ne l'a pas toujours, de s'asseoir et de planifier

- Les premières fois, on oublie souvent bien des affaires dans notre planification et on se demande à quoi ça sert

- Ça demande une certaine dose d'énergie aux neurones et de la concentration (J'ai pas mal toujours des advils dans mon bureau en cas de migraine de planification )

- Parfois c'est difficile de planifier et de voir tout ce qu'il y a à inclure dans une bonne planification

- Ça prends du temps, et à court terme c'est difficile de réaliser pleinement tout la vraie utilité de tout ça!


LES AVANTAGES!

- Permettre à nos projets d'arriver à terme et de ne pas tomber dans la filière 13, la déchiqueteuse, ou le recyclage, ou encore sous la pile d'un quelconque bureau (le plus souvent, le mien);

- Permet de déléguer adéquatement, de clarifier les rôles de tout le monde, évite la confusion et la frustration;

- Laisser des traces tangibles de notre travail, si vous quittez, êtes malades, peut-importe, n'importe qui peut reprendre votre projet et en assurer la continuité, cela vaut pour le court, le moyen et le long terme; C'est la mémoire de l'organisation, et également d'une grande sagesse de prendre le temps de planifier

- Quand la direction doit rendre des comptes, tout est clair et déjà prêt, on sais où on s'en va et par ou s'en aller. Le fait que vous deveniez autonome pour gérer vos projets en tant qu'équipe de travail allège sérieusement la charge qui pèse sur la direction et l'administration.

- Ça démontre un grand professionnalisme par rapport à nos partenaires externes [u]

- C'est très utile dans un cv, et surtout lors d'une entrevue (pour ceux qui feront application ailleurs un jour) de démontrer qu'on sait faire de la gestion de projet! Et non, je ne dis pas ça parce que je veux que vous quittiez, mais bien parce que je sais que c'est un must, et aussi parce que ça fait partie de mes valeurs de gérer une "organisation apprenante"

- Au lieu de travailler à éteindre des feu, nous travaillerons à éviter justement que le feu prenne!


LES BONNES NOUVELLES!

- La gestion de projets, ça s'apprend!

- Ce n'est pas si compliqué que ça finalement

- Je vous concocte des outils de base, qui seront utiles et pas trop complexes

- Progressivement, au fur et à mesure que vous assumerez la gestion d'un projet, vous aller en apprendre les rouages et en faire l'expérience.

- D'ici un an, tout le monde devrait avoir mené un projet à terme et nous pourrons faire un retour sur les avantages pour l'organisation

- Je serai le plus disponible possible pour vous aider quand vous en aurez besoin. De toute façon, au final, vous y gagnez, l'organisation y gagne, et la direction aussi!

Alors ici seront mis en-ligne tous les éléments relatifs à la gestion de projet, et surtout, ne vous gênez pas pour poser des questions et émettre des commentaires!

J'aimerais que toutes les personnes qui possèdent un poste ainsi que les personnes qui effectuent un nombre d'heures régulier me confirment ici qu'ils ont bien lu le message!

LU ET CONFIRMÉ PAR:

Amélie, Mary-Pier, Michou, Ariane, Marc, François, Marie-France, Véronik Dupont, Simon, Christine

VOS COMMENTAIRES:

J'ai laissé les messages qui contenaient des commentaires puisque la discussion se poursuit!

Lu !!

Pourquoi ça passe de l'étape 2 à l'étape 6? (note que c'est pas grave il y en a déjà suffisamment à lire...)

L'avantage qui me parait évident est que le projet, ainsi monté peut être repris par n'importe qui, n'importe quand. Le projet va être clair, autant pour ceux qui le crée que pour le reste de l'équipe.
Ce qui me freine dans mon enthousiasme est qu'un projet découle très souvent d'une initiative personnelle, d'un volonté de mieux faire son travail ou d'améliorer les services. C'est généralement une surcharge que l'on se crée dans un but souvent désintéressé.
Ma question est la suivante, si le canevas de gestion de projet devient obligatoire, ne va-t-on pas entrainer des réticences à de telles initiatives? Car c'est évident que dans un but facilitant, on alourdit la tâche...
Je me prends comme exemple, j'ai pris en charge et mené à termes plusieurs projets (seul ou en partenariat avec un autre employé). Je suis quelqu'un de structuré, d'ordonné. Tout ce qui est mentionné dans l'étape 1, je le fais déjà, mais de manière moins... officielle. Je suis sûr de ne pas être le seul dans ce cas. Je vois cette gestion de projet, peut-être comme une aide pour certain, un outil de liaison, mais surtout un carcan pour moi! Je suis vraiment pas très chaud à cette idée!

Je vois ce que tu veux dire, Marc.

Je suis moi-même aussi très organisée, et ça me fait un peu capoter de voir qu'il y a autant d'étapes. Je le faisais un peu, moi aussi, de cette manière la planification, c'était seulement moins décourageant! Et c'est certain que ça demande énormément de temps...pour certains employés, comme ceux de fin de semaine(mais aussi pour tous les autres), qui veulent se lancer dans des projets, peut-être en effet que ça va les bloquer ou les restreindre, autant parce qu'ils n'ont pas les heures pour le faire, et aussi parce que ça demande beaucoup. Je trouve que c'est lourd, car on passe de rien du tout à 6 longues étapes! Ouff!!

Exemple pour le projet du spectacle du cirque, avoir su avant peut-être que je ne m'aurais pas proposé pour le faire, puisque ...bien que j'aime faire cela (la planification), veut veut pas j'amène ça chez moi parce que je travaille seulement la fin de semaine ou presque. J'ai d'autres emplois aussi, alors c'est un peu difficile. En plus, déjà que ça se fait à la dernière minute, et bien là j'ai un méchant rapport à faire!!

Je vois tout de même l'importance de ce travail...seulement peut-être que d'autres options pourraient être vues? Une méthode plus globale?
Est-ce qu'on va en reparler en réunion? Afin de poser nos questions et en discuter?

Véro

C'est là qu'on voit, qu'aussi organisé qu'on soit comme individu, ça ne veut pas dire qu'on est habile à structurer tout ça ça vaut pour moi et pour tout le monde, mais ça s'apprend et ce n'est pas si compliqué.

Le découragement que vous ressentez par rapport à la "structure du projet" est le découragement continuel de la gestion

Quand dans le tableau je vous demande de prévoir vos ressources matérielles et humaines, c'est que moi je dois rendre des comptes, soit au bailleur de fond du projet, soit à un bailleur de fond général, soit au Conseil d'administration, soit dans le rapport annuel, etc. etc.

Et avec les années, ça ne va pas tendre à diminuer

Actuellement, je cours après les informations, je dois me rappeler de qui, où, quand, comment, pourquoi, combien. Avec l'étape 1, vous m'envoyez la feuille, je valide et vous donne d'autres détails s'il le faut, je suis en mesure de vous donner les autorisations et ou un délai pour les obtenir, et à la fin, j'ai toute l'information à la même place, dans le même format.

Ce qui a l'air simple parfois ne l'est pas autant que ce qu'il paraît. Je dois tout compiler. le temps de bénévolat, les budgets, ce qui est financé IPLI, ou un autre baîlleur de fonds, attribuer dans les postes budgétaires reliés, trouver les objectifs et les retombées pour ensuite prouver qu'il y a des résultats. Donc si je rame toute seule, ça donne du dernière minute, des trous d'informations, et de la frustration

Un outil comme ça (minimalement l'étape 1) ça m'aide à suivre le projet, à planifier prévoir les besoins, voir quoi améliorer pour la prochaine fois, et c'est le meilleur outil de communication qui soit sur l'avancement des choses.

Ne vous en faites pas pour la lourdeur. C'est bien sûr que c'est un peu plus lourd de devoir s'asseoir, réfléchir et écrire ce qu'on a l'intention de faire, comment on va le faire, pourquoi et qu'est-ce qu'on veut obtenir que de passer directement à l'action. Mais dans le positif, ca évite bien des problèmes. ça assure la continuité, et tout ce que j'ai déjà dit.

On y revient en équipe. Véro tu me permets de prendre ton étape 1 en exemple?

Ouff ..J"ai lu et effectivement ça ne me donne pas vraiment le goût de prendre un projet tellement je trouve ça gros, mais je vois bien que ça peut être très utile.

je ne peux ple lire de chez moi mais je m'arrangerai pour le lire éventuellement, je me fais tout de même une idée de ce que c'est et ça me fait bien penser à ce qu'on devait faire dans nos cours pour la planification et l'organisation de projet ce qui me semble être une façon gagnante de rendre à terme les projets et effectivement le relais et-ou la reprise de ces dits projets peuvent plus facilement se faire.

Je faisais d'Ailleurs déjà faire qqch du genre à mes stagiaires lorsqu'elles planifiaient un écho pour que ce soit bien structurer!

Des fois ça parait long (là je n'ai pas vu) mais il y a parfois des étapes qui ne s'applique pas selon le type de projet. Et là encore je ne sais pas parce que je n'ai pas vu mais peut-être que ça peut être moins fastidieux, en prenant nos notes de cours on peut s'adapter et trouver une formule qui renferme l'essentiel sans décourager les troupes... je vous en reparle lorsque je l'aurai lu hihihi!!

Effectivement, il n'y a pas nécessairement 6 longues étapes.

Je le divise au maximum, j'envisage 6 sections, qui sont ou ne sont pas toutes à remplir selon le projet. Et encore une fois, certaines sont plus ou moins longues à remplir, encore une fois selon le cas. Ne vous découragez pas, on trouvera bien un moyen d'y arriver tous ensemble!