Gérer un projet - L'étape 1 - LA PLANIFICATION

(dans la section gestion de projet, je prendrai l'exemple de la foire au passion qui est un évènement un peu plus simple puisqu'il s'agit d'une activité ponctuelle, mais il s'agit d'une belle introduction à la gestion de projet. De plus, je demande à Ariane de me produire un bilan de projet, donc nous le ferons aussi en temps réel! L'utilité de l'exemple devrait être claire à la fin de tout ça!)

L'exemple n'a rien de personnel par rapport à qui que ce soit qui y était impliqué. Je prend celui-là parce qu'il est simple, récent, que j'y ai un peu participé et qu'il faut bien commencer quelque part. De plus, il n'a pas été travaillé en gestion de projet, ça me permet donc de donner des exemples de choses qui n'avaient justement pas été planifiées!


La planification globale, c'est quoi? Il s'agit ici de prendre une feuille, ou un fichier Word et d'établir les grandes lignes de votre projet:

Pour votre plus grand plaisir, j'ai déposé un beau tableau résumé et sans fautes (je crois!) de tout ça, bien plus facile à lire sur le site des Auberges du Coeur (alors go, go, go, on va s'inscrire!)

Vous pouvez le consulter au
http://www.aubergesducoeur.org/node/9300
Alors plus de raison de ne pas être inscrit sur le site du Regroupement!


- NATURE DU PROJET: pour les jeunes, formation, activité, promotion, financement, etc. etc.

Exemple: Activité de promotion des services

- PUBLIC CIBLE: Ceux pour qui se projet voit le jour

Exemple: Les jeunes de 12 à 17 ans de l\'école Samuel-de-Champlain, les enseignants et les partenaires présents sur place ou impliqués dans le projet

- OBJECTIFS GÉNÉRAUX DU PROJET: Un objectif général qui sera recoupé en objectifs spécifiques pour facilité l\étape des moyens et de la répartition des tâches.

Exemple: Faire connaître les services du Gîte Jeunesse aux jeunes de 12 à 17 ans, aux enseignants, intervenants et partenaires présents sur place. (On voit le lien entre l'objectif et le public cible)

- OBJECTIFS SPÉCIFIQUES DU PROJET: Diviser l'objectif général en parties différentes, ça aide pour trouver les moyens, car on ne s'y prendra pas nécessairement de la même façon pour les jeunes et les enseignants dans le cadre de ce projet.

Cette étape est cruciale, car c'est à partir des objectifs spécifiques qu'on va établir les résultats attendus, ce qu'on prévoit que le projet va rapporter comme bénéfice et c'est à partir de cela qu'on va évaluer si on a atteint ou nos nos objectifs et pouvoir s'ajuster en conséquence pour le futur!

1) Entrer en contact avec les jeunes de l\'école pour les informer de nos services
2) De façon originale, organiser l\'activité pour créer une interaction plus intime et marquante avec les jeunes
3) Sensibiliser les enseignants et les intervenants sur place à nos services
4) Donner une plus grande visibilité au Gîte Jeunesse

RÉSULTATS ATTENDUS: Ici on essaie se donne un objectif évaluable, quantitatif, mais aussi qualitatif quand c\'est possible (demande plus de réflexion quand c\'est qualitatif, évidemment.

1) Rencontrer individuellement au moins 50 jeunes dans le cadre de l'activité "diseuse de bonaventure"
1) Distribuer au moins 300 dépliants du Gîte Jeunesse aux jeunes présents
1) Faire la promotion des auberges du coeur en général, et d'hébergement jeunesse puisque nous avions également une clientèle fille. Cela a été fait à 24 heures d'avis, puisque ça n'avait pas été planifié. (donc en ce sens, on a surpassé nos résultats attendus)

2) Que les commentaires des jeunes rejoints évoquent qu'ils ont aimé l'activité et l'on trouvé originale (on aurait même pu faire un ti-questionnaire à faire remplir pour faire tirer un prix, comme ça on aurait eu encore une meilleure idée de notre impact!! La joie!)

3) Nous n'avions pas réellement cette attente au départ, mais sur le terrain, j'ai pu constater que ça aurait été important de le planifier. On aurait même pu offrir une séance au prof pour orienter le tout de façon à leur expliquer qu'ils peuvent nous référer des jeunes quand un de leur étudiant vit un période difficile pour éviter une prédiction du genre "je vois que vous éprouvez actuellement des difficultés avec certains de vos élève!". Bref vous voyez le genre. Mais cela n'a pas été planifié.

4) Que plus de 300 jeunes voient les affiches du Gîte Jeunesse.
Bref, nous n'avions que l'affiche des Auberges du Coeur, quand elle n'étaient pas parties au vent! et finalement l'emplacement n'était pas l'idéal pour la visibilité.) résultat non-attendu mais arrivé, promotion média des services de quelques secondes au canal V.

LES CONTRAINTES: Il s'agit de lister ici les contraintes et les problèmes qui pourraient survenir à première vue. On l'ajuste au fur et à mesure qu'il s'en rajoute. C'est important de les inscrire pour les "prochaines fois"

Exemple Emplacement extérieur et conditions météorologiques imprévisibles, manque de matériel et de temps, trouver une ressources qui accepte de "jouer le jeu" de la voyant/voyante, etc.

RESSOURCES NÉCESSAIRES Il s'agit de lister les ressources dont vous pensez avoir besoin. Ressources humaines, ressources matérielles, et ressources financières:

Exemple:

RESSOURCES FINANCIÈRE
- Budget de 300$ pour l'achat de matériel, de costume
- 25$ pour le prix du tirage.

RESSOURCES MATÉRIELLES
- Items pour le costume et le décor

RESSOURCES HUMAINES
- 1 personne pour faire l'activité à l'intérieur de la tente
- 1 personne pour faire l'activité à l'extérieur de la tente
- 3 personnes pour aider lors de la tenue de l'activité
- 2 personnes pour effectuer les préparatifs avant la journée
- 30 minute de rencontre pour discuter en équipe.. etc.

RESSOURCES EXTERNES
- Déploiement d'une ressource d'hébergement jeunesse pour la promo aux filles
- Carrefour-Jeunesse emploi pour le suivi du dossier avec la TAPJ.



Et voilà le travail, ensuite reste à dresser les moyens pour atteindre les objectifs spécifiques (comme ça serait facile de le faire sur le forum!!! ) et on le fera bien sûr en fonction des résultats qu'on recherche et des contraintes qu'on a identifiées!

Tout cela peut aisément rentrer sur une ou deux pages, je ne veux pas que personne ne m'écrive une bible!

Alors quand je donne charge d'un projet, je m'attends à recevoir mes 2 pages de préparation globale!!! Et oui, c'est à la personne en charge du projet à les produire

Viendra ensuite l'étape 2: La planification finale et la répartition des tâches.

Alors, pas trop perdus jusqu'ici?

Pas perdu du tout!! C'est un bon canevas pour créer un projet!!
Un brouillon sur papier!! et après l'action. YEAHHH

Très bien expliquée!! et bon exemple utilisé, frais dans nos mémoires!!!

BRAVO